مدیریت زمان
ساعت ٢:٤٦ ‎ق.ظ روز ۱۳٩٥/۸/۳   کلمات کلیدی: مدیریت ،زمان

مقدمه

مدیریت زمان از دیدگاه کارایی (کسب دستاوردهای بیشتر در یک روز، بدون اتلاف وقت) حائز اهمیت است.

یکی از راههای افزایش کارایی چگونگی استفاده از زمانی است که افراد برای انجام امور خود صرف میکنند. به این منظور لازم است نسبت به تمایلات خود راجع به نحوه استفاده از زمان، هوشیار و آگاه باشیم. این تمایلات ممکن است در بسیاری از موقعیتها به واکنشهای مناسبی منتهی شود. اما گاهی در سایر موارد آنها میتوانند راه مدیریت کاری زمان را مسدود کرده و عوامل استرسزای ناشی از کمبود وقت را افزایش دهند. مگر اینکه افراد از گرایشها و پیامدهای آن آگاه باشند.

از آنجا که اغلب افراد مایلند کارهای آسان و فوری را زودتر از کارهای مهم انجام دهند، بنابراین همواره احساس میکنند که کارهایشان بیش از اندازه زیادند. اگر ما آسانترین کارها را قبل از کارهای دشوار انجام دهیم ممکن است همه وقت ما برای امور عادی و مسائلی که حل آنها آسان است، صرف شود. در حالی که مسائل مهم حل نشده باقی بماند. بنابراین مدیریت زمان نه تنها در انجام بیشتر کارها به افراد کمک میکند بلکه در حذف احساس استرس و احساس گرفتاری بیش از حد نیز به افراد کمک میکند.


تکنیکهای مؤثر در مدیریت زمان

آنچه در زیر ارائه میشود، خلاصهای از 14 تکنیک مؤثر در مدیریت زمان، که برای همه افراد و در همه جنبههای زندگی قابل استفاده است:

1- وظایفتان را اولویتبندی کنید: هر روز ابتدا بر وظایف مهم تمرکز کنید و سپس به سراغ وظایف فوری بروید. فعالیت‌های وقت‌گیر و نسبتا بی‌اهمیت می‌توانند وقت زیادی از روز شما را به خود اختصاص دهند. اولویت‌بندی کارهای روزانه، این اطمینان را به شما می‌دهد که زمان و انرژی خود را به ترتیب اهمیت و ضرورت، به فعالیت‌ها اختصاص ‌دهید.

2- فهرستی از چند وظیفه 5 تا 10 دقیقهای انتخاب کنید: این کار کمک میکند تا از فاصلههای زمانی کوتاهی که تقریباً در زندگی روزانهی همه افراد وجود دارد استفاده شود (مانند وقتی که به انتظار شوع کاری نشستهایم، فاصلهی بین ملاقاتها با رویدادها، صحبت با تلفن و غیره) مراقب باشید که همهی اوقاتتان صرف انجام این وظایف نشود و از کارهای مهمتر باز نمانید.

3- در یک زمان تنها به یک کار نپردازید: وقتی که وظایف شما تکراری و کم اهمیت باشند و نیازی به فکر کردن نداشته باشند میتوان چندین کار را در یک زمان انجام داد اما در صورتی که برای کاری به تمرکز و تفکر احتیاج دارید کمکم حواس خود را تنها به آن جلب کنید.

4- پروژههای بزرگ را به چند مرحله تقسیم کنید: این کار کمک میکند تا احساس نکنید وظایف عمده، مهم و فوری بر سرتان ریخته است. به خاطر داشته باشید که انجام 20 درصد کارها، 80 درصد نتایج را به بار میآورد.

5- بهترین اوقاتتان را برای مهمترین مسائلتان بگذارید: زمانی که برای وظایف جزئی و کم اهمیت خود صرف میکنید، نباید از بهترین ساعات شما باشد هنگامی که سطح انرژیتان پایین است و احاطه کافی برمسائل ندارید، کارهای یکنواخت و تکراری را انجام دهید و ساعاتی که انرژی بیشتری دارید را برای انجام مهمترین و ضروریترین کارهای خود استفاده کنید.

6- در طول روز هنگامی که دیگران به شما دسترسی ندارند مقداری از وقتتان را ذخیره کنید: از این زمان برای وظایف مهم فاقد فوریت و در اولویتهای آخر استفاده کنید یا آن را فقط برای فکر کردن صرف کنید. این زمان میتواند ساعاتی باشد که هنوز اعضای خانواده از خواب برنخواستهاند یا زمانی که همه به خواب رفتهاند یا در جایی که هیچ کس حضور ندارد. مسئله آن است که همه اوقات روز و هر روز را بدون کنترل شخصی بر زمان خود پشتسر نگذارید.

7- در انجام کارها سستی نکنید: اگر وظایف معینی را دقیق و سریع انجام دهید، به تلاش و زمان کمتری نیاز خواهید داشت تا وقتی که کارها را به تأخیر بیندازید.

8- برای انجام هر کاری مهلت و موعدی مشخص تعیین کنید: این کار استفاده مفید از زمان را بهبود میبخشد. اگر زمان پایانی برای آن تعیین نکنید، وظایف به استمرار بیش از حد تمایل مییابد و وقت زیادی را از ما خواهند گرفت.

9- هر روز دست کم یک کار را به آخر برسانید: به پایان رسیدن روز بدون آنکه کاری به آخر رسیده باشد به افزایش احساس استرس و داشتن کار بیش از حد را افزایش میدهد.

10- اوقاتی را برای امور شخصی خود اختصاص دهید: این زمان باید برای برنامهریزی، اولویتبندی، بررسی و سنجیدن (قبل از تصمیمگیری)، عبادات، تفکر و تعمق یا فقط کسب آرامش و تمدد اعصاب استفاده شود.

*اوقات شخصی، علاوه بر مزایای یاد شده در حفظ خودآگاهی به شما یاری میرساند.

11- درباره هیچ چیز به طور دائم و مستمر نگران نباشید: به خود اجازه دهید که تنها در یک زمان مشخص و محدود نگران باشید و از جا ماندن یک موضوع نگران کننده در ذهن خود در  سایر اوقات اجتناب کنید.

12- اهداف بلند مدت داشته باشید: این اقدام به حفظ هماهنگی و همسانی در وظایف و فعالیتها کمک میکند.

13- اختصاص زمان لازم، برای کیفیت مناسب داشته باشید:

زمان را طوری به فعالیت‌ها اختصاص دهید که بتوانید آنها را با کیفیت مناسب انجام دهید. حتما در نظر داشته باشید که انجام کاری برای بار نخست، به زمان بیشتری نیاز دارد.

14- فهرستی از کارهایی که هر روز باید انجام دهید، تهیه کنید: این تکنیک بر نیاز شما به برنامهریزی روزانه به جای نکیه بر حافظه دلالت دارد. این قانون متمرکز میشود که شما فقط باید یک فهرست داشته باشید.

14- کمک گرفتن از متخصصان: اگر زندگی شما بسیار آشفته است و احساس می‌کنید به حدی از کنترلتان خارج شده که نمی‌توانید با به‌کارگیری این تمرین‌ها آن را اصلاح کنید، حتما از متخصصان و مشاوران مدیریت زمان درخواست کمک نمایید و اجازه دهید تا برای بهبود این وضعیت، شما را راهنمایی کنند.

 

              معیارهایی برای تحلیل تعهدات زمانی

هر فعالیت را براساس چهار معیار زیر تجزیه و تحلیل کنید:

1- اهمیت: این فعالیت چقدر اهمیت دارد؟

الف- خیلی مهم: حتماً باید انجام شود. (انجام کارهای ضروری)

ب- مهم: شایسته است انجام شود.

ج- نه چندان مهم: ممکن است مفید باشد اما ضروری نیست.

2- فوریت این فعالیت چقدر است:؟

الف- خیلی فوری: حتماً باید همین حالا انجام شود.

ب- فوری: شایسته است که حالا انجام شود.

ج- فوری نیست: میتواند بعداً انجام شود.

3- تفویض اختیار: آیا من باید این کار را انجام دهم؟

الف- من تنها کسی هستم که میتواند این کار را انجام دهد.

 ب- میتوانم این کار را به فرد دیگری واگذار نمایم.

  

 

اگر مهارت و هنر «مدیریت زمان» در تمامی امور زندگی  سرلوحهی انسانها قرار گیرد، میتواند تضمین کنندهی موفقیت آنها باشد.

 

 

منبع:

مقاله دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی